EDM 代表电子文档管 DM：电子文档 理。它是一套用于捕获、DM：电子文档 处理、存储、索引、共享和备份公司文档和信息的技术系统。
您知道为什么 EDM 对您的业务增长如此重要吗？
因为有纸张、电子表格、文档、合同、账户和记录。当所有这些文件都杂乱无章时，它确实会延误您的业务正常运作。它不仅会给日常流程执行带来问题，还会损害决策。
好消息是，使用 EDM 可以省去 塞内加尔电话号码库 文书工作。但事实远不止于此。
了解其工作原理以及EDM 能给您的业务带来什么影响。
什么是 EDM 系统？
EDM 是一种将所有企业信息整合到同一系统中的方式，让 虽然我仍然觉得新版谷歌地图的用户体验不佳 您无论身在何处都能更轻松地访问信息，同时也使数据更安全。
但是EDM 的目的是什么？最大的好处 巴哈马领先 是优化日常工作，提高生产力和效率。下面我们来进一步了解一下。
EDM 是做什么的？
EDM的主要作用是对企业在文档方面进行数字化转型。
文件、合同、文件夹、报告和文件通常都可以数字化 – 换句话说，打印版本可以转换为数字文档 – 并使用 EDM 系统进行组织。因此，可以随时轻松获取信息以供查阅。
此过程中不仅可以包含文本，还可以包含多种不同格式的文档，例如图像、视频、录音等，以便将所有企业信息集中在同一个数字环境中。
EDM 不仅仅是存储和组织文件，它对于减少打印也非常有用，这对于对环境负责的公司来说至关重要。
此外，不仅可以管理文件的硬拷贝，还可以管理已经以数字形式创建的文件。随着技术成为公司日常任务的一部分，流程完全在线进行的趋势日益明显。
通过 EDM，您可以管理已完成流程产生的文档流，以保存公司的档案，也可以管理正在进行的流程产生的文档流。这有助于您开展活动的流程更加顺畅。
EDM 的重要性是什么？
文档管理是企业知识管理的重要一步。通过整合透明的数据，您可以控制流程执行、衡量结果并计划改进。因此，决策是基于有组织的信息进行的。
我们可以重点介绍各种好处，这些好处可以共同优化组织中的许多流程：
降低成本
EDM 带来的主要竞争优势之一是使项目更快，因为节省了时间、副本和人力资源。
想象一下，对于每个购买过程，您都必须找到包含客户以前的购买数据、他们的兴趣记录、付款方式或协议的文件。听起来工作量很大，对吧？
减少空间
以电子方式存储文档对于节省纸张和复印件的空间也至关重要。
保全公司资产
文件将以电子形式存储，从而长期保存公司的资产。通过 EDM，您可以控制每个文档的编辑版本，记录它们，并简化审计过程。
文档恢复
文件的丢失或损坏可能会给公司的各部门带来麻烦。当您基于 EDM 管理文档时，合同、收据和报告可以存储在预设的安全地方。此外，您可以更轻松地搜索文档并找到它们。
目视管理
借助 EDM，当您在云端提供文档时，您可以保持整个公司、供应商和客户的信息透明度。
除了其他优势（例如能够实时跟踪流程）之外，可视化管理还允许您监控流程中的数据和指标。
例如，客户服务可以更快地进行，因为答案所需的数据将自动化和可见。您只需研究关键词，就能找到有关文档的详细信息。
提高数据安全性
文档管理对于确保公司数据的安全和保密性也至关重要。当文档数字化后，负责人可以只授予特定人员访问文档的权限。
可持续发展
我们都同意：在21世纪，我们不应该打印将来会被扔掉的纸张。
EDM 系统旨在以数字方式存储和分发文档。因此，如果公司的许多部门需要同一份文件，那么就没有理由多次打印它。
远程管理
世界越来越数字化和全球化，因此仅有印刷文件是没有意义的。想象一下，如果 2020 年 Covid-19 疫情爆发之初，团队无法访问包含合同、发票和其他文件的文件夹，世界会发生什么。整个行动都会受到影响，对吗？
EDM 允许远程文档管理，特别是如果它集成到诸如 BPMS 的云系统。
用户访问控制
使用 EDM，您还可以控制文件夹和文件的访问权限。这些受控的权限（可以针对整个文档也可以仅针对其中的一部分）为我们提供了更高的信息安全性。
文件也可能经过数字签名，这对于财务、法律和会计文件至关重要。
EDM 如何工作？
正如我们前面提到的，EDM 是一套允许完整文档管理的技术。总的来说它有很多工具，比如：
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OCR：通过光学字符识别 (OCR)，EDM 可以扫描文档甚至识别图像文件中的字母。这使您可以搜索关键字，查找特定信息，并复制一个文档的部分内容以在另一个文档中使用它们。
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ICR 和 IHR：智能字符识别 (ICR) 和智能手写识别 (IHR) 遵循与 OCR 相同的理念，区分手写文档中的字符。
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DI：通过文档图像处理 (DI)，扫描仪可以识别、存储和可视化文档中的图像，并通过位图将其数字化。
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RM：该系统还支持文档管理或记录管理，可以进行长期文档管理，控制其生命周期，从创建直到完全存储或删除。
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COLD/ERM：通过企业报告管理，您可以格式化、索引和压缩报告、库存、账单和其他文件，从而释放更多空间并使信息搜索更加容易。
通过所有这些功能，EDM 可以通过组织、数字化和分发文档来实现公司的知识管理。技术仍然允许在线访问文档而无需下载它们。
EDR 在不同领域有哪些应用？
EDR 能够实现各个部门的流程优化，适应每个部门的需求。以下是这些应用程序的一些示例。
行业
在工业领域，EDM 有助于组织、存储、共享和管理重要文件（例如操作程序、质量控制报告、合同和法规合规文件）。它减少了搜索时间，改善了组织，确保了审计期间的合规性，提高了效率并降低了运营成本。
活力
在能源公司中，EDM 简化了环境许可证、合规报告和合同等关键文件的管理。它集中信息、改善访问并确保数据完整性，从而提高运营效率、降低风险并帮助更有效地满足监管要求。
金融的
在金融领域，EDM 有助于管理合同、发票和付款收据等文件。
通过数字化和组织这些文件，金融机构可以减少搜索审计和财务分析文件和基本信息所花费的时间，提高信息安全、客户服务和决策能力。
电信
电信公司处理大量的合同、客户记录和技术文档。
EDM 的实施可以集中这些信息，方便访问客户数据和合同，实现高效的合同管理，并减少对手动流程的需求，从而减少错误并提高生产力。
卫生保健
在医疗保健领域，管理医疗记录、检查和患者档案至关重要。在这种情况下，EDR 有助于快速访问这些记录，从而可以立即查阅病史。
它还确保安全性和保密性，根据隐私法规保护敏感的患者数据。
建造
建筑公司管理涉及蓝图、合同和报告等各种文件的复杂项目。
EDR 有助于组织这些文件、集中相关信息并促进团队之间的访问和协作。
教育
对于教育行业，EDM 可以实现存储和轻松访问学校记录、文凭和证书、数字化入学、注册和其他流程，以及在部门之间和与学生之间有效地共享信息等功能。
ECM 和 EDM 有什么区别？
如果您听说过 EDM 或 DMS（文档管理系统），那么您可能知道 ECM。但它们并不相同。
EDM 是一套为简化文档管理并以数字方式进行优化而开发的技术，而根据AIIM（智能信息管理协会）的定义，ECM是一套用于管理非结构化信息生命周期的技术，其经历以下阶段：
- 创造或捕获
- 储存
- 控制版本
- 索引
- 管理
- 打扫
- 分发
- 出版
- 研究和归档
值得强调的是，ECM 连接了业务流程中的所有内容。
因此，可以说企业内容管理 (ECM) 是 EDM 的发展。除了管理和组织文档之外，ECM 还管理和构建公司内的信息，从而实现更好的数据跟踪和文件管理。
例如，使用 ECM，您可以建模并存储所有员工的信息。从此时开始，您可以将其与其他注册数据连接起来，例如文档（照片、身份证、合同、工资单）、他们工作的项目、他们的领导和下属。当然，这些数据必须受到正确的访问和编辑权限的约束。
如果 ECM 具有业务流程管理 (BPM)工具和工作流，所有这些数据和文档结构将变得更加强大- 这并不总是发生，但却提供了重要的竞争优势。 ECM 不仅使数据访问更加容易，还允许您将数据引入流程并对其进行优化。
BPMS：走向更完整的管理
EDM 具体管理企业内容，而流程管理的目标是全面管理所有业务领域的端到端流程。
拥有 与本机集成的 EDM 的业务流程管理系统 (BPMS)可以实现更智能的管理。
BPMS 是一种允许流程管理自动化的工具。整个工作流程可以实时映射、设计、执行、分析和优化，从而提高生产力和客户交付成果的质量。
每个业务流程本质上都需要多个文档，而集成 EDM 的 BPMS允许相关人员记录、查看和共享与这些流程相关的知识。它创建了一个支持过程决策的信息数据库。
除了文件本身之外，该系统还可以将文档中的数据集成到流程执行中，并实现更高级的自动化。
例如，使用 BPMS，您可以将文档存储在系统中，自动执行 OCR，并检查附加文档是否包含您需要的数据。或者，您也可以使用一个客户的合同数据库执行快速搜索，以找到为他们创造更多价值的解决方案。
并变得更加一体化！
为了提高管理集成度，除了 EDM 之外，将其他解决方案集成到 BPMS 中也是一个好主意。例如，通过分析，从流程收集并存储在系统中的所有数据都可以以图形和其他图形类型的表示形式进行处理和分析。
当管理人员能够实时访问这些文档时，他们可以快速获得重要的决策见解，这对于适应动态市场至关重要。